يغادر المستشار، ويبقى السؤال.
على المكتب تحديد أي تفويض وأي إفصاح وصل إلى العميل.
أبقِ تاريخ العلاقة مترابطاً.
اربط التفويض بنسخة الإفصاح المحددة والمستلم المقصود والرد الموثّق.
مكاتب إدارة الثروات العائلية
حافظ على استمرارية
العلاقة مع العميل.
أبقِ الإفصاحات والتفويضات وإقرارات الاطلاع والمتابعة مرتبطة بأصحاب الأصول والمستشارين المعنيين بها.
مشكلة مألوفة
يغادر أحد الزملاء، لكن المكتب يظل مطالباً بإظهار المعلومات التي وصلت إلى العميل.
احتفظ بتفويضات العملاء وإفصاحاتهم وردودهم في متناول اليد عندما يتغير المستشارون أو تظهر أسئلة بعد سنوات.
مثال توضيحي لسير العمل
من أول تواصل
إلى المسؤولية المستمرة.
01
حدّد العلاقة وصلاحيات الأطرافالتفويضات والممثلون المسمّون ومراجع فحص الهوية
السياق الموثّق02
شارك النسخة المعتمدة من المستندنسخة الإفصاح والمستلمون المقصودون
السياق الموثّق03
رتّب المراجعة مع العميلموعد الاجتماع وجدول أعماله والمستندات ذات الصلة
السياق الموثّق04
وثّق الأسئلة وإقرارات الاطلاعالأسئلة والأجوبة وردود العميل الصريحة
السياق الموثّق05
أدر التحديثات الدورية ومواعيد المراجعةالمسؤول عن المراجعة وتاريخ الاستحقاق والإقرارات المحدّثة
السياق الموثّقتسليم العلاقة بين المستشارين
يغادر المستشار، لكن سجل العلاقة يبقى.
يحتاج مدير العلاقة الجديد إلى التفويض الحالي وآخر إقرار والطلب الذي لم يُجب عنه بعد. ولا ينبغي أن يُضطر صاحب الأصول إلى إعادة بناء تاريخ المكتب بنفسه.
أسئلة مكررة أقل، وتسليم أوضح، مع بقاء السياق الأصلي متاحاً.
سير عمل توضيحي. يُتفق على نطاقه وتوافره لكل مشروع.
سجل العمل / مثال
مراجعة التفويض · سؤال مفتوح
- المصدر
- التفويض، النسخة 3، وإقرار مصدر الأموال، النسخة 2
- لا يزال معلقاً
- التوضيح الذي طلبه المستشار المغادر
- المسؤول عن الخطوة التالية
- يتولى زميل محدد مسؤولية المتابعة
ما الذي قد يتعثر؟
عندما تستمر العلاقة بعد رحيل المستشار.
مسارات عمل توضيحية للمكتب. يظل صاحب الأصول والمستشارون المعيّنون مسؤولين عن قراراتهم.
تُنقل نسخة معدّلة من المستند عبر الحدود.
قد يناقش صاحب الأصول والمستشارون نسخاً أو ترجمات مختلفة.
حدّد النسخة بوضوح.
أبقِ المستند الأصلي والترجمة وأسئلة المراجع وأي إقرار جديد بالاطلاع مترابطة.
تفقد المراجعة الدورية مسؤولها.
يحين موعد إقرار محدّث أو سؤال للعميل بعد إغلاق الصفقة الأصلية.
أسند المتابعة إلى مسؤول واضح.
عيّن المسؤول وتاريخ الاستحقاق، وأظهر الطلبات المفتوحة واحتفظ بالرد اللاحق.
الاستمرارية والتحكم
سجلات عائلتك.
ومتطلباتك لحفظها.
احتفظ بالتفويضات ومستندات الملكية ومراسلات المستشارين في متناول الأشخاص الذين يحتاجون إليها، مع الاتفاق على متطلبات الاستضافة والوصول بما يناسب مكتبك.
تنتقل السجلات الحساسة بين المستشارين وعبر الحدود.
حدّدوا معاً بلد الاستضافة وصلاحيات المدير ومدة الاحتفاظ والنسخ الاحتياطية. تُقيَّم المتطلبات السويسرية أو الألمانية أو الإقليمية الأخرى ضمن نطاق المشروع.
يحتاج مكتبك إلى نموذج تشغيل محدد.
ناقش البنية التحتية المخصصة أو السحابة الخاصة أو التشغيل على خوادمك. اتفق على مسؤوليات التشغيل والتحديث والدعم. يُحدَّد نطاق التشغيل المخصص وسعره بصورة منفصلة.
لا ينبغي أن تعتمد المتابعة على الذاكرة.
استكشف تجربة ExedroAI المخطط لها: السجلات الناقصة والطلبات التي لم يُرد عليها والخطوات التالية المقترحة، مع مهام ومسودات رسائل للمراجعة.
شاهد معاينة الذكاء الاصطناعي ↗تساعد خيارات التشغيل على تلبية متطلبات التحكم، لكنها لا تزيل المخاطر الأمنية.
ناقش متطلبات مكتبك ↗EXEDRO AI · معاينة المنتج
افهم الملف قبل المحادثة التالية.
انظر كيف يستطيع Exedro جمع سجلات الملكية والأدلة الناقصة والأسئلة التي تتطلب انتباه مراجعك في عرض واحد.
خطّط لتسليم ملفات عملائك.
أخبرنا عن تسليم ملف أو مراجعة تتطلب متابعة مرهقة. سنحدد المشاركين والمستندات والخطوات التالية، ثم نوضح التهيئة المناسبة.