助言者は退職しても、質問は残る。
どの委任状と開示資料を顧客に送ったか、オフィスが確認する必要があります。
顧客との経緯を一つにまとめる。
委任状、開示資料の正確な版、指定された共有先、記録された返答を結び付けます。
ファミリーオフィス
顧客との関係を、
担当者が変わっても継続できるように。
開示資料、委任状、内容の確認、フォローアップを、関係する本人と助言者に結び付けて管理します。
よくある問題
担当者が退職しても、顧客にどの情報が届いたか説明できる必要があります。
担当者が交代しても、数年後に質問が来ても、委任事項、開示、顧客の回答を確認できるようにします。
業務の進め方の例
最初の連絡から
その後も続く対応まで。
01
顧客との関係と権限を確認する委任状、氏名が明らかな代理人、本人確認の参照記録
記録された経緯02
承認済みの書類の版を共有する開示資料の版と、共有先として指定した人
記録された経緯03
顧客とのレビューを手配する面談の日程、議題、関連書類
記録された経緯04
質問と内容確認を記録する質問、回答、顧客本人からの明示的な返答
記録された経緯05
定期的な更新とレビュー日を管理するレビュー担当者、期限、更新された申告書
記録された経緯助言者の引継ぎ
助言者が交代しても、顧客との経緯をたどれる。
新しい顧客担当者には、現在の委任状、直近の申告書、未回答の依頼が必要です。本人に、オフィス内の過去のやり取りを説明し直してもらう必要はありません。
同じ質問を繰り返さずに済み、引継ぎが明確になります。元の経緯も確認できます。
例示的なワークフローです。対象範囲と提供可否は契約ごとに合意します。
業務記録 / 例
委任状のレビュー · 未回答の質問
- 出典
- 委任状 v3 と資金源申告書 v2
- まだ回答が必要
- 前任の助言者が依頼した説明
- 次の担当者
- 氏名の明らかな同僚がフォローアップを引き継ぐ
起こりがちな問題
一人の助言者が交代しても続く顧客関係。
ファミリーオフィスの業務例です。本人と任命された助言者が、それぞれの判断に責任を負います。
改訂された書類が国をまたぐ。
本人と助言者が、異なる版や翻訳について話しているかもしれません。
版を明確にする。
原文、翻訳、レビュー担当者の質問、新たな内容確認を結び付けます。
定期レビューの担当者が曖昧になる。
元の取引が終わった後に、申告書の更新や顧客からの質問への対応が必要になります。
フォローアップの場所を決める。
担当者と期限を割り当て、未回答の依頼を示し、後の返答も残します。
継続性と管理
ご家族に関する記録。
その管理方法も、貴オフィスの要件に合わせて。
委任状、所有権に関する書類、助言者とのやり取りを、必要な担当者が確認できるようにします。ホスティングとアクセスの要件は、貴オフィスと合意して定めます。
機密性の高い記録が、助言者や国をまたぐ。
ホスティング先の国、管理者のアクセス権、保存期間、バックアップをまとめて検討します。スイス、ドイツ、その他の地域の要件は、契約の範囲で評価します。
オフィス固有の運用体制が必要。
専用インフラ、プライベートクラウド、自社サーバーへの導入についてご相談ください。環境の運用、更新、サポートの担当者を取り決めます。カスタム導入の範囲と料金は別途設定します。
フォローアップを、記憶だけに頼らない。
計画中の ExedroAI 機能をご覧ください。欠けている記録や未回答の依頼、次の対応案を示し、レビュー用のタスクやメッセージ案も用意します。
AI のプレビューを見る ↗導入形態の選択は管理要件への対応に役立ちますが、セキュリティリスクをなくすものではありません。
貴オフィスの要件を相談する ↗EXEDRO AI · 製品プレビュー
次の面談の前に、案件の経緯を把握する。
Exedro が所有権に関する記録、欠けている証跡、レビュー担当者への質問を一つの画面にまとめる様子をご覧ください。
顧客担当の引継ぎを整理する。
確認や催促に時間がかかる引継ぎやレビューについて、ご相談ください。関係者、書類、次の対応を整理し、適切な構成を検討します。