担当者がいなくなり、説明も失われる。
ファイルには最終的な指示があっても、そこに至る質問や対象の版が残っていません。
案件の経緯をまとめて残す。
顧客の指示、現行の書類、担当助言者、記録された返答を結び付けます。
顧客案件 / 継続性
その場しのぎでは済まない引継ぎ担当の助言者はもういない。
担当の助言者はもういない。
質問は残っている。
案件が終わって何年も後に、顧客から、どの指示があり、チームがどの書類を確認し、何を承認したのか尋ねられます。その答えを、一人のメールや記憶に頼るわけにはいきません。
委任内容書類の版顧客の返答次の担当
顧客との案件
担当者が変わっても、顧客の業務は続く。
電話でのやり取りを一人の助言者が覚えていることに、業務の履歴を頼るべきではありません。元の書類、顧客に提示した言語、未解決の質問をまとめて残します。
経緯を集め直す手間を減らし、同僚への引継ぎを一貫したものにします。
例示的なワークフローです。対象範囲と提供可否は契約ごとに合意します。
業務記録 / 例
顧客からの確認 · 言語と版
- 出典
- 英語の原文と、紐付く日本語の確認書
- 必要な返答
- 顧客が該当する版を受け取り、質問する
- 次の担当者
- 割り当てられた助言者が同じ案件内でフォローアップ
業務の進め方の例
最初の連絡から
その後も続く対応まで。
01
顧客のワークスペースを開く顧客の委任内容、代理人、案件の範囲
記録された経緯02
許可された助言者と相手方を招く作業中の書類と依頼した情報
記録された経緯03
書類を依頼し、面談を予定する面談、質問、助言の記録
記録された経緯04
レビューでの判断と顧客の返答を記録する顧客からの指示と、対象の版を明示した承認
記録された経緯05
案件とフォローアップの記録を残すフォローアップ、変更、その後の証跡の依頼
記録された経緯一つの案件を、その先へ
新たな担当者が、経緯を一から組み立て直さずに引き継げます。
顧客ごとの委任内容、作業書類、指示、人による判断を、その顧客に許可されたワークスペース内に保ちます。チームが変わってもフォローアップを結び付けて残します。
案件一覧の例顧客 A / 非公開
- 01 · 権限
- 誰が、どの範囲で事務所に依頼したか
- 02 · 原本
- チームと顧客が見た書類の版
- 03 · 返答
- 質問、助言、記録された顧客の指示
- 04 · 継続対応
- 次の担当者、条件、将来のレビュー日
各案件は分けて管理します。アクセス権は、その案件で許可された人に設定します。
助言者向けの記録例を見る ↗起こりがちな問題
顧客からの指示には、その経緯が必要。
案件の進め方を示す例です。専門的な助言と顧客の判断は、任命された人が行います。
同じ関係者が二つの案件に参加している。
一方の案件のための書類を、もう一方の案件で扱ってしまうおそれがあります。
案件とアクセス権を分ける。
案件ごとに非公開のワークスペースを使い、役割と書類へのアクセス権を明示します。
フォローアップの担当者が決まっていない。
当初の助言者が引き継いだ後も、レビュー日や未完了の条件は残ります。
継続する対応の担当者を決める。
その案件内で、次の依頼、期限、担当者、その後の証跡を追跡します。
一つの案件を整理する。
確認や催促に時間がかかる引継ぎやレビューについて、ご相談ください。関係者、書類、次の対応を整理し、適切な構成を検討します。