機密文書がメールで依頼される。
スレッドを見るだけでは、誰がアクセスを承認し、どのファイルを共有できるか分かりません。
まずアクセス権の範囲を決める。
共有前に、許可された役割、レビュー担当者、書類の版を記録します。
防衛技術
機密性の高い案件。
慎重に管理するアクセス。記録に残る判断。
参加者の役割と導入要件を明確にし、共有が許可された案件記録を扱います。輸出管理上の判断は、資格を持つ担当者が行います。
よくある問題
機密文書のアクセス履歴は明確にする必要がありますが、やり取りと承認は別々のシステムにあります。
機密性の高いプロジェクトへのアクセス、文書の公開、権限を持つ人の判断を明確に管理します。
業務の進め方の例
最初の連絡から
その後も続く対応まで。
01
アクセス権とデータ制限を定める組織の確認、氏名の明らかな担当者、アクセス権
記録された経緯02
本人、法人、権限を確認する管理対象の書類一式と共有を判断する担当者
記録された経緯03
許可された書類だけを共有するレビューでの質問と、承認された参加者の返答
記録された経緯04
管理されたレビューと承認を記録する対象となる書類の版を明示した、権限のある担当者の判断
記録された経緯05
フォローアップとアクセス権の変更を確認するアクセス権の見直し、変更依頼、継続する義務
記録された経緯管理対象の提携先レビュー
技術資料が変わったら、アクセス権も慎重に見直す。
提携先が更新された書類一式を必要としています。案件チームは、どの資料を共有でき、アクセスを誰が判断するか把握する必要があります。
許可された共有とレビューの経緯を明確に残します。輸出管理上の判断は、資格を持つ担当者が行います。
例示的なワークフローです。対象範囲と提供可否は契約ごとに合意します。
業務記録 / 例
技術資料一式 · 改訂第2版
- 出典
- 定められた書類一式と記録された版
- 人による判断
- 権限のあるレビュー担当者が、許可するアクセス範囲を判断
- 次の担当者
- 案件の責任者が必要な返答をフォローアップ
起こりがちな問題
共有が許可されていても、その判断の経緯が必要。
管理対象の案件を示す例です。アクセス権と輸出管理の要件は、資格を持つ担当者が判断します。
レビューの途中で技術概要書が改訂される。
案件チームは改訂版を使っているのに、提携先は旧版に基づいて回答しています。
対象の版を指定して依頼する。
改訂された概要書、指定された共有先、レビューでの質問、明示的な返答を結び付けます。
判断の記録に理由がない。
後任の権限あるレビュー担当者には結論だけが見え、根拠資料や条件が分かりません。
人による判断を、対象の書類とともに残す。
判断した人、対象の版、理由、その後のアクセス権の見直しを結び付けます。
レビューの範囲を相談する。
確認や催促に時間がかかる引継ぎやレビューについて、ご相談ください。関係者、書類、次の対応を整理し、適切な構成を検討します。