事業部門が古い契約書を持っている。
調達部門が取引先の資料を回した後で、法務部門が条項を改訂します。
一つの確定した版を共有する。
現行の契約書、変更点、必要な返答を同じ取引先の案件に結び付けます。
企業
契約を前に進める。
判断の経緯は、一つにまとめる。
法務、調達、事業部門、外部パートナーを同じ案件に招きます。誰が最新版を持ち、何がまだ承認待ちで、どの判断で業務が前に進んだか確認できます。
よくある問題
契約書、変更依頼、受入記録を、別々のチームが保管しています。
部門や国をまたぐ取引先の登録、契約、承認をつなぎます。
見落とされた引継ぎ取引先は準備ができている。
取引先は準備ができている。
でも、記録は散らばっている。
調達部門が取引先を承認し、法務部門が条項を改訂し、事業部門が着手を求めます。それぞれのチームには説明がありますが、メールやファイルが指す契約の版や条件は一致していません。
次に問われるのは、誰が最終条件を承認し、事業部門には何が渡されたのか、ということです。
取引先との引継ぎ例一つの案件の中で
- 01 · 調達取引先の資料を受領
本人確認と権限に関する書類をレビューに回します。
- 02 · 法務第4.1条を改訂
契約書の新版を、質問とレビュー担当者に結び付けます。
- 03 · 事業部門着手条件を確認
作業開始前に、どの承認がまだ必要か確認できます。
- 04 · 後日のレビュー対応の流れを確認できる
元の書類の版、判断、担当者に戻って確認できます。
つながった記録はレビューに役立ちますが、取引先の申告内容が真実であることを証明するものではありません。
業務の進め方の例
最初の連絡から
その後も続く対応まで。
01
担当者を決め、パートナーを招く取引先の情報、権限のある代理人、アクセス権
記録された経緯02
契約書と法人情報を集める契約範囲、関連書類、最新版
記録された経緯03
レビューと翻訳を調整する法務、調達、事業部門のレビュー担当
記録された経緯04
署名と着手条件を記録する署名と次の工程に進むための条件
記録された経緯05
契約更新と継続する義務を見えるようにする更新、変更、継続する義務
記録された経緯起こりがちな問題
判断が部門をまたぐとき。
例示的な取引先とのワークフローです。調達、法務、事業部門は、それぞれの承認に責任を負います。
承認と着手の判断が混同される。
メッセージには「承認済み」とありますが、着手の条件は別の場所に保管されています。
承認の対象を明確にする。
次の引継ぎ前に、レビュー担当者、対象の版、まだ満たされていない着手条件を記録します。
担当チームが変わった後に、更新期限が来る。
関連メールを持っていた担当者は、もうその取引先を担当していません。
案件に担当者の情報を残す。
契約書、更新日、担当者、その後の判断を引き継ぎます。
チーム間の引継ぎを整理する。
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