Reúna as equipas jurídica, de compras e de operações e os parceiros externos num projeto. Veja quem tem a versão atual, o que ainda aguarda aprovação e que decisão fez avançar o trabalho.
Ligue a integração de fornecedores, os contratos e as aprovações entre departamentos e países.
A equipa de compras aprova um fornecedor, a equipa jurídica revê uma cláusula e a equipa de operações pede para avançar. Cada equipa tem uma resposta plausível, mas os seus emails e ficheiros não mostram a mesma versão nem as mesmas condições.
A pergunta seguinte é simples: quem autorizou as condições finais e o que recebeu a equipa de operações?
Os documentos de identidade e de poderes de representação entram em revisão.
A nova versão do contrato fica ligada à questão e ao responsável pela revisão.
A equipa consegue ver que aprovação ainda falta antes de começar o trabalho.
Regresse à versão de origem, à decisão e à pessoa responsável.
Fluxo ilustrativo de trabalho com um fornecedor. As equipas de compras, jurídica e de operações continuam responsáveis pelas respetivas aprovações.
A equipa jurídica revê uma cláusula depois de compras ter encaminhado o ficheiro do fornecedor.
Ligue o contrato atual, as alterações e as respostas necessárias ao mesmo projeto de fornecedor.
Uma mensagem diz «aprovado», mas as condições para avançar constam de outro local.
Registe o responsável pela revisão, a versão e as condições ainda por cumprir antes da próxima passagem de informação.
A pessoa que detinha os e-mails de apoio já não é responsável pelo fornecedor.
Conserve no processo o acordo, a data de renovação, o responsável atribuído e a decisão posterior.
Traga um processo difícil de coordenar ou documentar. Numa consulta gratuita, identificaremos consigo as pessoas, etapas e registos necessários e definiremos a configuração adequada. Não é necessário contratar.