Coordene revisões controladas com clientes, partes contratuais e prestadores de serviços.
Um controlo escrito descreve o processo pretendido. Numa revisão posterior, pedem-se os documentos desta contraparte, a pessoa que os analisou, a exceção identificada e quem decidiu o passo seguinte.
Pedido de revisão ilustrativo. Não é apresentada nenhuma instituição real nem uma inspeção real.Que documentos estavam disponíveis para o revisor?
O que o revisor solicitou ou assinalou?
Quem tomou a decisão, e com base em quê?
O que ainda estava pendente após isso?
Um cliente empresarial apresenta uma declaração de titularidade revista. A pessoa que faz a revisão seguinte precisa da fonte, da pergunta anterior e da razão por que a exceção continua em aberto.
Menos pedidos repetidos. Responsabilidade de revisão mais clara. A decisão mantém o seu contexto.
Fluxo de trabalho ilustrativo. O âmbito e a disponibilidade são acordados para cada contratação.
Mantenha ligados o pedido, os ficheiros de origem, a revisão humana, a exceção e a decisão. Quando um colega, auditor ou supervisor perguntar mais tarde, a equipa pode reconstruir a sequência em vez de procurar em caixas de email e folhas de cálculo.
Registe o que foi solicitado, qual a versão do documento fornecida e a data.
Mantenha as perguntas e os resultados com o revisor nomeado e os ficheiros que analisou.
Mostre quem resolveu a questão, o fundamento registado e as condições ainda pendentes.
Regresse à mesma relação quando os documentos caducarem ou houver nova revisão.
Exemplos ilustrativos de revisão. A responsabilidade pelas decisões sobre clientes, risco e aprovações permanece com revisores qualificados.
A informação sobre a titularidade, os documentos de apoio e as datas das respetivas fontes estão em pastas diferentes.
Ligue pedidos, documentos, datas de origem e questões pendentes ao processo.
Uma questão passa de uma equipa para outra sem um responsável identificado nem uma resposta visível.
Defina quem é responsável pela revisão, mantenha perguntas e respostas juntas e mostre o que continua por resolver.
O resultado foi registado, mas o revisor seguinte não encontra o fundamento nem a versão do documento de apoio.
Ligue o revisor, os fundamentos, as condições e os documentos de apoio e depois acompanhe a revisão seguinte.
Traga-nos uma entrega ou revisão que exija demasiado acompanhamento. Identificaremos as pessoas, os documentos e os próximos passos e, depois, definiremos a configuração adequada.