Coordine revisiones controladas con clientes, contrapartes y proveedores de servicios.
Un control escrito describe el proceso previsto. En una revisión posterior se piden los documentos de esta contraparte, el nombre de quien los evaluó, la excepción detectada y la persona que decidió el siguiente paso.
Solicitud de revisión ilustrativa. No se muestra ninguna institución real ni examen.¿Qué documentos estuvieron disponibles para el revisor?
¿Qué preguntó o señaló el revisor?
¿Quién tomó la decisión y sobre qué base?
¿Qué quedó pendiente después?
Un cliente corporativo presenta una declaración de titularidad revisada. El siguiente revisor necesita la fuente, la pregunta anterior y el motivo por el que sigue abierta una excepción.
Menos solicitudes repetidas. Responsabilidad del revisor más clara. La decisión conserva su contexto.
Proceso ilustrativo. El alcance y la disponibilidad se acuerdan para cada encargo.
Mantenga vinculadas la solicitud, los documentos originales, la revisión humana, la excepción y la decisión. Cuando un compañero, auditor o supervisor pregunte más adelante, el equipo podrá reconstruir la secuencia en lugar de buscar entre correos y hojas de cálculo.
Registre lo solicitado, qué versión del documento se proporcionó y cuándo.
Mantenga las preguntas y hallazgos junto con el revisor designado y los archivos que revisó.
Muestre quién resolvió la cuestión, los motivos registrados y las condiciones que siguen pendientes.
Retome el mismo expediente cuando venza un documento o corresponda una nueva revisión.
Ejemplos ilustrativos de revisión. Los revisores cualificados siguen siendo responsables de las decisiones sobre clientes, riesgos y aprobaciones.
La información de titularidad, los documentos de respaldo y las fechas de sus fuentes están en carpetas distintas.
Vincule las solicitudes, los documentos, las fechas de origen y las preguntas pendientes al caso.
Una pregunta se transfiere entre equipos sin un responsable designado ni respuesta visible.
Asigne la responsabilidad de la revisión, mantenga juntas las preguntas y respuestas y muestre lo que sigue pendiente.
Se registra el resultado, pero un revisor posterior no encuentra los motivos ni la versión documental que lo respalda.
Vincule al revisor, los motivos, las condiciones y los documentos de respaldo. Después, haga seguimiento de la próxima revisión.
Traiga un traspaso o una revisión que hoy exija demasiados seguimientos. Identificaremos a las personas, los documentos y los siguientes pasos, y después aclararemos la configuración adecuada.