原始文件分散在各处。
所有权信息、佐证文件及其来源日期分别存放在不同文件夹。
为审阅人员提供统一的工作背景。
将请求、文件、来源日期和未解决的问题关联到个案。
政策背后的问题
“请说明这次审阅实际上是怎样进行的。”
书面控制措施描述的是预期流程。日后的复核要查看的是这个交易对手提交了哪些文件、谁审阅了它们、提出了什么例外事项，以及谁决定了下一步。
审阅请求示例。未展示真实机构或检查。审阅请求交易对手档案
- 01
审阅人员当时能看到哪些文件？
- 02
审阅人员提出了什么问题或标记？
- 03
谁作出决定？依据是什么？
- 04
之后还有哪些事项未解决？
仅有政策文件，无法回答具体个案的问题。
客户审阅
审阅继续进行，无需从头建立档案。
一家企业客户提交了修订后的所有权声明。下一位审阅人员需要看到原始资料、此前提出的问题，以及例外事项仍未解决的原因。
减少重复索取资料，明确审阅责任，让决定保有背景。
示例工作流程。具体范围和可用功能将在合作中商定。
工作记录 / 示例
所有权声明 · 后续跟进
- 来源
- 现行声明及注明日期的佐证材料
- 未解决问题
- 审阅人员要求澄清一项所有权变更
- 下一位负责人
- 获授权的审阅人员评估回应
工作过程示例
从首次接洽
到持续负责。
01
邀请获准参与的交易对手实体档案、所有权声明及审阅职责
记录背景02
索取审阅文件尽职调查请求、上传的佐证文件及资料日期
记录背景03
指定独立的人工审阅人员审阅发现、问题与回应
记录背景04
记录批准、例外事项及理由人工批准、附带条件及关联文件
记录背景05
跟踪后续处理与监管请求定期审阅、例外事项及重新核查
记录背景一次审阅，保留完整背景
工作推进的同时，记录也在形成。
将请求、原始文件、人工审阅、例外事项和决定关联保存。同事、审计人员或监管者日后提出问题时，团队可以重建事件顺序，而无需到邮箱和电子表格中四处查找。
交易对手审阅流程示例
- 01请求与来源
记录索取了什么、提供了哪一版文件以及提供时间。
- 02人工审阅
将问题和审阅发现与具名审阅人员及其查看的文件保存在一起。
- 03例外事项与决定
说明谁解决了问题、记录的理由，以及哪些条件仍未完成。
- 04后续跟进
文件到期或需要再次审阅时，回到同一客户关系记录。
可能出现的问题
审阅可能卡在团队之间。
审阅示例。客户、风险及批准决定仍由合格审阅人员负责。
两位审阅人员在互相等待。
问题在团队之间流转，却没有具名负责人或清晰可见的答复。
指定下一步的决定负责人。
明确审阅职责，将问题与回应放在一起，并显示未解决事项。
例外事项缺少可查的理由。
结果有记录，但后续审阅人员找不到理由或作为依据的文件版本。
结合背景记录人工决定。
关联审阅人员、理由、条件和佐证文件，再跟踪下一次审阅。
梳理您的审阅流程。
告诉我们哪次交接或复核让团队花费太多时间跟进。我们会梳理相关人员、文件和后续行动，并明确适合的配置。