同事离职，解释也随之消失。
档案里只有最终指示，却没有保留其依据的问题和文件版本。
将委托经过保存在一起。
关联客户指示、当前文件、指定顾问与记录下来的回应。
客户事项 / 持续跟进
交接不能靠临时拼凑负责的顾问已经离职。
负责的顾问已经离职。
问题却仍需回答。
多年后，客户询问当时给出了什么指示、团队审阅了哪份文件，以及自己批准了什么。答案不能只留在某个人的邮箱或记忆里。
委托事项文件版本客户回应下一项职责
客户委托
同事接手，客户的事务继续推进。
工作经过不应依赖某一位顾问对通话内容的记忆。将原始文件、面向客户的语言版本和未解决的问题放在一起。
少花时间重建背景，让同事之间的交接更连贯。
示例工作流程。具体范围和可用功能将在合作中商定。
工作记录 / 示例
客户确认 · 语言与版本
- 来源
- 英文原件及关联的日文确认文件
- 所需回应
- 客户收到相关版本并提出问题
- 下一位负责人
- 指定顾问在同一委托事项中跟进
工作过程示例
从首次接洽
到持续负责。
01
打开客户工作空间客户委托、代表人员与服务范围
记录背景02
邀请获准参与的顾问及交易相关方工作文件与待提供信息
记录背景03
索取文件并安排会面会议、问题和咨询记录
记录背景04
记录审阅决定与客户回应客户指示及针对特定版本的批准
记录背景05
保存委托记录并持续跟进后续跟进、变更与日后的证据请求
记录背景一项事务，持续推进
新接手的同事无需从头拼凑整个经过。
将每位客户的委托范围、工作文件、指示和人工决定保存在该客户获准访问的工作空间内。即使团队成员变动，后续跟进仍与原事项相连。
事项索引示例客户A / 私密
- 01 · 授权
- 由谁指示事务所，以及授权范围
- 02 · 来源
- 团队和客户看过哪一版文件
- 03 · 回应
- 问题、建议和已记录的客户指示
- 04 · 持续跟进
- 下一位负责人、所需条件与未来的复核日期
各项事务彼此分开。只有获准参与该委托的人员才会获得相应访问权限。
查看顾问流程记录示例 ↗可能出现的问题
客户指示需要保留其背景。
委托流程仅供示例。专业建议及客户决定仍由指定人员负责。
两项事务涉及相同参与者。
原本属于一项委托的文件，可能在另一项事务的工作环境中被错误处理。
分别管理事项及访问权限。
为每项委托使用独立工作空间，并明确角色与文件权限。
后续跟进没有负责人。
复核日期或未完成的条件会延续到原顾问交接之后。
指定持续负责的人。
在同一事项中跟踪下一项请求、截止日期、负责人及后续证据。
梳理一项委托。
告诉我们哪次交接或复核让团队花费太多时间跟进。我们会梳理相关人员、文件和后续行动，并明确适合的配置。