Geben Sie jedem Mandat einen eigenen, zugriffsbeschränkten Arbeitsbereich. Zuständigkeiten und nächste Schritte bleiben im Blick.
Jahre nach Abschluss eines Mandats fragt ein Mandant, welche Anweisung erteilt wurde, welches Dokument das Team geprüft und was es freigegeben hat. Die Antwort darf nicht vom Postfach oder Gedächtnis einer einzelnen Person abhängen.
Der Verlauf sollte nicht davon abhängen, ob sich ein Berater an ein Telefonat erinnert. Halten Sie Ausgangsdokument, Kommunikation in der Sprache des Mandanten und offene Fragen zusammen.
Weniger Rekonstruktionsarbeit. Klarere Übergaben im Team.
Beispielhafter Ablauf. Umfang und Verfügbarkeit werden für das Mandat vereinbart.
Bewahren Sie Mandat, Arbeitsunterlagen, Anweisungen und menschliche Entscheidungen im jeweils berechtigten Arbeitsbereich auf. Auch nach einem Teamwechsel bleibt die weitere Bearbeitung mit dem Vorgang verbunden.
Jedes Mandat bleibt getrennt. Zugang erhalten die für das jeweilige Mandat berechtigten Personen.
Beispielhaften Beratungsverlauf ansehen ↗Beispielhafte Mandatsabläufe. Fachliche Beratung und Entscheidungen verbleiben bei den beauftragten Personen und Mandanten.
Die Akte enthält die endgültige Anweisung, aber nicht die Fragen oder die zugrunde liegende Version.
Verknüpfen Sie Mandantenanweisung, aktuelles Dokument, zuständigen Berater und dokumentierte Antwort.
Ein Dokument für das eine Mandat könnte versehentlich im Kontext des anderen bearbeitet werden.
Nutzen Sie für jedes Mandat einen eigenen, zugriffsbeschränkten Arbeitsbereich mit ausdrücklich festgelegten Rollen und Dokumentberechtigungen.
Ein Prüftermin oder eine offene Bedingung bleibt auch nach der Übergabe durch den ursprünglichen Berater bestehen.
Verfolgen Sie nächste Anfrage, Fälligkeit, Zuständigkeit und spätere Nachweise innerhalb dieses Mandats.
Bringen Sie eine Übergabe oder Prüfung mit, die zu viel Nachfragen erfordert. Gemeinsam erfassen wir Beteiligte, Dokumente und nächste Schritte und klären die passende Konfiguration.