Die Entscheidungsakte umfasst Berater und Rechtsräume, während strenge Zugriffs- und Datenresidenzanforderungen gelten.
Koordinieren Sie institutionelle Sorgfaltsprüfungen und Gremienunterlagen mit festgelegten Zugriffs- und Bereitstellungsanforderungen.
Ein beispielhafter Arbeitsablauf
Vom ersten Kontakt bis zur laufenden Betreuung.
01
Daten- und Zugriffsanforderungen festlegenMandat, beteiligte Institutionen und Zugriffsgrenzen
Dokumentierter Kontext
02
Berechtigte Beteiligte einladenPrüfunterlagen, Eigentumserklärungen und Quelldokumente
Dokumentierter Kontext
03
Prüf- und Dokumentenakte aufbauenPrüffragen, Antworten und offene Punkte
Dokumentierter Kontext
04
Gremien- oder Prüfentscheidungen dokumentierenGremienentscheidung, Befugnis und zugrunde liegende Versionen
Dokumentierter Kontext
05
Nachverfolgungs- und Aufsichtsunterlagen aufbewahrenLaufende Berichte, Prüftermine und zulässige Offenlegung
Dokumentierter Kontext
PRÜFUNG EXTERNER VERWALTER
Das Gremium wechselt. Die Entscheidung bleibt erklärbar.
Die Prüfung eines externen Vermögensverwalters geht vom Prüfungsteam an das Gremium und anschließend in die Überwachung. Jede Übergabe braucht denselben Antwortensatz und die dokumentierten Bedingungen.
Weniger wiederholtes Zusammenstellen von Akten. Eine fortlaufende Dokumentation über institutionelle Zuständigkeiten hinweg.
Beispielhafter Ablauf. Umfang und Verfügbarkeit werden für das Mandat vereinbart.
DOKUMENTIERTER VERLAUF / BEISPIEL
Prüfpaket · Gremienkontext
Quelle
Datierte Antworten des Vermögensverwalters und zugehörige Unterlagen
Menschliche Entscheidung
Das Gremium dokumentiert Entscheidung und etwaige Bedingungen
Nächste zuständige Person
Ein zuständiger Prüfer übernimmt die nächste Anfrage im Monitoring
Wo Probleme entstehen können
Sensible Übergaben brauchen sichtbare Grenzen.
Beispielhafte institutionelle Abläufe. Zugriff, Sorgfaltsprüfung und Gremienentscheidungen bleiben bei berechtigten Personen.
Ein Berater fordert eine sensible Datei an.
Das Dokument könnte Teams oder Rechtsräume wechseln, bevor der zulässige Empfängerkreis vereinbart ist.
Zugriff vor dem Teilen festlegen.
Bestimmen Sie Rollen, Datenanforderungen und Dokumentensatz für den Auftrag.
Prüfantworten verlieren ihre Quellen.
Fragen, Eigentumserklärungen und aktualisierte Unterlagen kommen über verschiedene Kanäle.
Jede Antwort bei ihren Belegen halten.
Verknüpfen Sie anfragende Person, aktuelle Datei, Quelldatum und offene Folgefrage.
Ein Gremium fragt nach dem Grund einer Entscheidung.
Ein späterer Prüfer findet das Ergebnis, aber nicht die zugrunde liegende Version oder Bedingungen.
Den Entscheidungskontext aufbewahren.
Verknüpfen Sie autorisierte Entscheidung, Dokumente, Prüfer und fortlaufende Aufsichtspunkte.
Ihre Übergabe in der Sorgfaltsprüfung gemeinsam durchgehen.
Bringen Sie eine Übergabe oder Prüfung mit, die zu viel Nachfragen erfordert. Gemeinsam erfassen wir Beteiligte, Dokumente und nächste Schritte und klären die passende Konfiguration.
