助言者が機密書類を依頼する。
閲覧を許可する相手が決まる前に、書類がチームや国をまたいで共有されるおそれがあります。
共有前にアクセス権を決める。
契約に応じて、参加者の役割、データ要件、対象の書類一式を定めます。
政府系ファンド
機関としての業務を、
指定した管理範囲の中で。
役割に応じたアクセス権と合意済みの導入構成の下で、機密性の高い取引相手と案件の記録を管理します。
よくある問題
判断に関わる書類が助言者や国をまたぐ一方で、アクセスとデータ所在の要件は厳格です。
アクセス権と導入要件を定めた上で、機関投資家の調査と委員会の記録を調整します。
業務の進め方の例
最初の連絡から
その後も続く対応まで。
01
データとアクセスの要件を定める委任の範囲、参加機関、アクセス権の境界
記録された経緯02
権限のある参加者を招くデューデリジェンス資料、所有権に関する申告、元の記録
記録された経緯03
調査資料と書類の記録を整えるレビュー担当者の質問、返答、未解決の事項
記録された経緯04
委員会やレビュー担当者の判断を記録する委員会の判断、権限、根拠となる書類の版
記録された経緯05
フォローアップと監督の記録を残す継続的な報告、レビュー日、許可された情報開示
記録された経緯外部運用者のデューデリジェンス
委員会の構成が変わっても、判断の経緯を説明できる。
外部運用者のレビューは、調査チームから委員会へ、さらにモニタリング担当へ移ります。引継ぎのたびに、同じ回答一式と記録された条件が必要です。
書類を何度も集め直す手間を減らし、機関内の担当が変わっても記録を引き継げます。
例示的なワークフローです。対象範囲と提供可否は契約ごとに合意します。
業務記録 / 例
レビュー資料一式 · 委員会向けの経緯
- 出典
- 日付のある運用者の回答一式と関連書類
- 人による判断
- 委員会が判断と条件を記録
- 次の担当者
- モニタリング担当者が次の依頼を引き受ける
起こりがちな問題
機密性の高い引継ぎには、明確なアクセス範囲が必要。
機関の業務を示す例です。アクセス、デューデリジェンス、委員会の判断は、権限のある人が行います。
デューデリジェンスの回答と根拠が離れてしまう。
質問、所有権に関する申告、更新資料が別々の経路で届きます。
各回答を根拠資料に結び付ける。
依頼者、現行の書類、元資料の日付、未解決のフォローアップを結び付けます。
委員会が、判断の理由を尋ねる。
後任のレビュー担当者には結論だけが見え、根拠となる書類の版や条件が見つかりません。
判断の経緯を残す。
権限ある担当者の判断、書類、レビュー担当者、継続する監督事項を結び付けます。
デューデリジェンスの引継ぎを整理する。
確認や催促に時間がかかる引継ぎやレビューについて、ご相談ください。関係者、書類、次の対応を整理し、適切な構成を検討します。