元の書類が各所に散らばる。
所有権に関する情報、関連書類、その元資料の日付が別々のフォルダーにあります。
レビュー担当者に、一つの案件の経緯を。
依頼、書類、元資料の日付、未解決の質問を案件に結び付けます。
方針の次に問われること
「このレビューが実際にどう行われたか、示してください」
文書化された統制には、想定する手順が書かれています。後からのレビューでは、その取引相手の書類、確認した担当者、提起された例外、次の対応を決めた人を示す必要があります。
レビュー依頼の例です。実在する金融機関や検査を示すものではありません。レビュー依頼取引相手の資料
- 01
レビュー担当者が確認できた書類は？
- 02
レビュー担当者は何を尋ね、何を指摘したか？
- 03
誰が、何を根拠に判断したか？
- 04
その後も残った未解決事項は？
一般的な方針だけでは、個別案件への質問に答えられません。
顧客のレビュー
レビューを再開しても、最初からやり直さない。
法人顧客が所有権に関する申告書の改訂版を提出します。次のレビュー担当者には、元資料、以前の質問、例外が未解決の理由が必要です。
同じ資料を何度も依頼する手間を減らし、担当者の責任を明確に。判断の経緯も残ります。
例示的なワークフローです。対象範囲と提供可否は契約ごとに合意します。
業務記録 / 例
所有権に関する申告書 · フォローアップ
- 出典
- 現行の申告書と、日付のある関連資料
- 未解決の質問
- レビュー担当者が所有権の変更について説明を求める
- 次の担当者
- 権限のあるレビュー担当者が返答を評価する
業務の進め方の例
最初の連絡から
その後も続く対応まで。
01
許可された取引相手を招く法人の資料、所有権に関する申告、レビュー担当
記録された経緯02
レビューに必要な書類を依頼する調査に関する依頼、アップロードされた関連書類、元資料の日付
記録された経緯03
独立した人のレビュー担当者を割り当てるレビューでの指摘、質問、返答
記録された経緯04
承認、例外、理由を記録する人による承認、条件、紐付く書類
記録された経緯05
フォローアップと監督上の依頼を追跡する予定されたレビュー、例外、更新された確認
記録された経緯一つのレビューと、その経緯
業務を進める中で、記録が残る。
依頼、元の書類、人によるレビュー、例外、判断を結び付けます。後から同僚、監査担当者、監督者に尋ねられても、メールや表計算を探し回らずに対応の順序をたどれます。
取引相手のレビュー業務の例
- 01依頼と元資料
何を依頼し、どの版の書類がいつ提出されたか記録します。
- 02人によるレビュー
質問と指摘事項を、氏名の明らかなレビュー担当者や確認した書類と結び付けます。
- 03例外と判断
誰が質問を解決し、どの理由が記録され、どの条件が未完了か示します。
- 04その後のフォローアップ
書類の期限が切れたときや次のレビューが必要なときも、同じ顧客関係の記録に戻れます。
起こりがちな問題
レビューがチーム間で止まることもある。
レビューの例です。顧客、リスク、承認に関する判断は、資格を持つレビュー担当者が行います。
二人のレビュー担当者が互いの対応を待っている。
担当者や返答が見えないまま、質問がチーム間を行き来します。
次の判断の担当者を決める。
レビュー担当を明確にし、質問と返答をまとめ、未解決事項を示します。
例外に判断の理由がない。
結論は記録されていても、後任者が理由や根拠となる版を見つけられません。
人による判断を、その経緯とともに記録する。
レビュー担当者、理由、条件、関連書類を結び付け、次のレビューも追跡します。
レビュー手順を整理する。
確認や催促に時間がかかる引継ぎやレビューについて、ご相談ください。関係者、書類、次の対応を整理し、適切な構成を検討します。