Coordonnez des revues contrôlées avec vos clients, contreparties et prestataires de services.
Une procédure écrite décrit le contrôle prévu. Lors d’une revue ultérieure, il faut retrouver les documents de cette contrepartie, la personne qui les a examinés, l’exception soulevée et celle qui a décidé de la suite.
Demande de revue illustrative. Aucun établissement ni contrôle réel n’est représenté.Quels documents le responsable de la revue avait-il à sa disposition ?
Quelles questions ou anomalies a-t-il relevées ?
Qui a pris la décision, et sur quelle base?
Quels points restaient en suspens ensuite ?
Une entreprise cliente fournit une déclaration de détention révisée. La personne chargée de la prochaine revue doit retrouver le document source, la question précédente et la raison pour laquelle une exception reste ouverte.
Moins de demandes répétées. Des responsabilités plus claires. Une décision dont le contexte reste accessible.
Processus illustratif. Le périmètre et la disponibilité sont définis pour chaque mission.
Reliez la demande, les documents sources, la revue humaine, l’exception et la décision. Si un collègue, un auditeur ou une autorité de contrôle pose une question plus tard, l’équipe peut reconstituer la séquence sans fouiller les boîtes mail et les tableurs.
Consignez ce qui a été demandé, la version du document fournie et la date.
Conservez les questions et constatations avec le nom de la personne chargée de la revue et les documents examinés.
Montrez qui a résolu la question, quel motif a été consigné et quelles conditions restent en suspens.
Reprenez le même dossier lorsque des documents expirent ou qu’une nouvelle revue est due.
Exemples de revue illustratifs. Les personnes qualifiées conservent la responsabilité des décisions concernant les clients, les risques et les approbations.
Les informations de détention, les justificatifs et les dates de leurs sources se trouvent dans différents dossiers.
Reliez au dossier les demandes, les documents, les dates des sources et les questions en suspens.
Une question passe d’une équipe à l’autre sans responsable désigné ni réponse visible.
Attribuez la responsabilité de la revue, conservez les questions et réponses ensemble et affichez les points non résolus.
Le résultat est consigné, mais la personne chargée d’une revue ultérieure ne retrouve ni son motif ni la version du document à l’appui.
Reliez le responsable de la revue, les motifs, les conditions et les justificatifs, puis suivez la prochaine échéance.
Parlez-nous d’une passation ou d’une revue qui demande trop de relances. Nous en cartographierons les intervenants, les documents et les prochaines étapes, puis définirons la configuration adaptée.