Die Quelldokumente sind verstreut.
Eigentumsinformationen, Belege und ihre Quelldaten liegen in verschiedenen Ordnern.
Dem Prüfer einen gemeinsamen Arbeitskontext geben.
Verknüpfen Sie Anfragen, Dokumente, Quelldaten und offene Fragen mit dem Fall.
Banken & Versicherer
Die Prüfung nachvollziehbar machen.
Die Entscheidung einer Person zuordnen können.
Koordinieren Sie kontrollierte Prüfungen mit Kunden, Gegenparteien und Dienstleistern.
Die Frage hinter der Richtlinie
„Zeigen Sie uns, wie diese Prüfung tatsächlich abgelaufen ist.“
Eine schriftliche Kontrolle beschreibt den vorgesehenen Ablauf. Eine spätere Prüfung fragt nach den Unterlagen dieser Gegenpartei, dem verantwortlichen Prüfer, der festgestellten Ausnahme und der Person, die über das weitere Vorgehen entschieden hat.
Beispielhafte Prüfanfrage. Es wird kein reales Institut und keine tatsächliche Prüfung dargestellt.PRÜFANFRAGEAKTE DER GEGENPARTEI
- 01
Welche Dokumente lagen dem Prüfer vor?
- 02
Welche Fragen oder Auffälligkeiten hat der Prüfer festgehalten?
- 03
Wer hat entschieden und auf welcher Grundlage?
- 04
Was blieb anschließend offen?
Eine Richtlinie allein beantwortet keine Frage zum Einzelfall.
KUNDENPRÜFUNG
Die Prüfung geht weiter. Die Akte muss nicht neu begonnen werden.
Ein Firmenkunde liefert eine überarbeitete Erklärung zu den Eigentumsverhältnissen. Der nächste Prüfer braucht die Quelle, die vorherige Rückfrage und den Grund, warum eine Ausnahme noch offen ist.
Weniger doppelte Anfragen. Klarere Prüfzuständigkeit. Die Entscheidung behält ihren Kontext.
Beispielhafter Ablauf. Umfang und Verfügbarkeit werden für das Mandat vereinbart.
DOKUMENTIERTER VERLAUF / BEISPIEL
Erklärung zu den Eigentumsverhältnissen · Nachverfolgung
- Quelle
- Die aktuelle Erklärung und datierte Belege
- Offene Frage
- Ein Prüfer fordert eine Erläuterung zu einem Eigentümerwechsel an
- Nächste zuständige Person
- Der berechtigte Prüfer bewertet die Antwort
Ein beispielhafter Arbeitsablauf
Vom ersten Kontakt
bis zur laufenden Betreuung.
01
Berechtigte Gegenparteien einladenUnternehmensakte, Eigentumserklärungen und Prüfzuständigkeit
Dokumentierter Kontext02
Prüfunterlagen anfordernAnfragen zur Sorgfaltsprüfung, hochgeladene Belege und Quelldaten
Dokumentierter Kontext03
Unabhängige menschliche Prüfer zuweisenPrüffeststellungen, Fragen und Antworten
Dokumentierter Kontext04
Freigaben, Ausnahmen und Gründe dokumentierenMenschliche Freigabe, Bedingungen und verknüpfte Dokumente
Dokumentierter Kontext05
Nachverfolgung und aufsichtsrechtliche Anfragen bearbeitenGeplante Prüfungen, Ausnahmen und erneute Kontrollen
Dokumentierter KontextEine Prüfung mit ihrem Kontext
Die Dokumentation entsteht bei der Arbeit.
Halten Sie Anfrage, Quelldateien, menschliche Prüfung, Ausnahme und Entscheidung zusammen. Wenn später Kollegen, Wirtschaftsprüfer oder Aufsicht nachfragen, kann das Team den Ablauf rekonstruieren, statt Postfächer und Tabellen zu durchsuchen.
PRÜFUNG DER GEGENPARTEIBEISPIELHAFTER ABLAUF
- 01Anfrage und Quelle
Halten Sie fest, was angefordert wurde, welche Dokumentversion eingegangen ist und wann.
- 02Menschliche Prüfung
Ordnen Sie Fragen und Feststellungen dem namentlich benannten Prüfer und den geprüften Dateien zu.
- 03Ausnahme und Entscheidung
Zeigen Sie, wer die Frage geklärt hat, welcher Grund dokumentiert wurde und welche Bedingungen noch offen sind.
- 04Spätere Nachverfolgung
Kehren Sie zum selben Vorgang zurück, wenn Dokumente ablaufen oder eine weitere Prüfung ansteht.
Wo Probleme entstehen können
Eine Prüfung kann zwischen Teams ins Stocken geraten.
Beispielhafte Prüfabläufe. Qualifizierte Prüfer bleiben für Kunden-, Risiko- und Freigabeentscheidungen verantwortlich.
Zwei Prüfer warten aufeinander.
Eine Frage wandert zwischen Teams, ohne benannte Zuständigkeit oder sichtbare Antwort.
Die nächste Entscheidung zuweisen.
Legen Sie die Prüfzuständigkeit fest, halten Sie Fragen und Antworten zusammen und machen Sie offene Punkte sichtbar.
Die Begründung einer Ausnahme ist nicht auffindbar.
Das Ergebnis ist dokumentiert, doch ein späterer Prüfer findet weder die Begründung noch die zugrunde liegende Version.
Die menschliche Entscheidung im Kontext dokumentieren.
Verknüpfen Sie Prüfer, Gründe, Bedingungen und Belege und planen Sie die nächste Prüfung.
Ihren Prüfprozess gemeinsam durchgehen.
Bringen Sie eine Übergabe oder Prüfung mit, die zu viel Nachfragen erfordert. Gemeinsam erfassen wir Beteiligte, Dokumente und nächste Schritte und klären die passende Konfiguration.