顾问离职了，问题还在。
办公室需要查明客户收到了哪份委托文件和披露资料。
将客户关系的历史保存在一起。
关联委托文件、准确的披露版本、预定接收者及记录下来的回应。
常见问题
同事离职后，办公室仍需说明客户当时收到了哪些信息。
顾问更换或多年后有人提问时，委托文件、披露资料和客户回应仍可供获准人员查阅。
工作过程示例
从首次接洽
到持续负责。
01
确立关系及权限委托文件、具名代表及身份核验引用
记录背景02
分享已批准的文件版本披露资料的版本及预定接收者
记录背景03
安排与客户审阅会面日期、议程及相关文件
记录背景04
记录问题和确认问题、回答及客户明确作出的回应
记录背景05
管理定期更新与复核日期复核负责人、截止日期及更新后的声明
记录背景顾问交接
顾问离职，客户关系仍保有记录。
新任客户关系经理需要查看现行委托文件、最近的声明和未获答复的请求。家族成员不应被要求重建办公室自己的历史。
减少重复提问，让交接更清晰，并保留原始背景。
示例工作流程。具体范围和可用功能将在合作中商定。
工作记录 / 示例
委托复核 · 未解决的问题
- 来源
- 委托文件 v3及资金来源声明 v2
- 仍待处理
- 离任顾问所请求的说明
- 下一位负责人
- 由具名同事接手跟进
可能出现的问题
客户关系不会随一位顾问离开而结束。
办公室工作流程示例。家族成员和指定顾问仍对各自决定负责。
修订文件跨越国界。
家族成员和顾问讨论的可能是不同版本或不同译本。
明确文件版本。
将原件、译本、审阅问题及任何新的确认记录关联保存。
定期复核失去负责人。
原始交易完成后，更新声明或回应客户问题的期限仍会到来。
为后续跟进留下明确位置。
指定负责人和截止日期，显示未完成请求，并保存后续回应。
连续性与控制
您家族的记录。
由您决定如何管理。
让需要访问的人员能够查阅委托文件、所有权文件和顾问往来记录，并围绕办公室的要求商定托管与访问安排。
敏感记录会跨越顾问和国界。
共同确定托管国家、管理员访问、保留期限和备份。瑞士、德国或其他地区的要求将在合作中评估。
您的办公室需要具体的运营模式。
讨论专用基础设施、私有云或部署在您自己的服务器上。商定由谁运营、更新和支持该环境。定制部署的范围和价格另行确定。
后续跟进不应依赖记忆。
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在下次交谈前，先看清整个档案。
了解Exedro如何在同一视图中汇总所有权记录、缺失证据和需交由审阅人员处理的问题。
梳理客户交接流程。
告诉我们哪次交接或复核让团队花费太多时间跟进。我们会梳理相关人员、文件和后续行动，并明确适合的配置。